Stara prawda mówi, że nie ma tego złego… W obliczu pandemii Urząd Miasta Gdyni stanął przed nie lada wyzwaniem. Konieczność reakcji na pandemiczne obostrzenia skłoniła do opracowania rozwiązań, które pozwoliły tej instytucji działać bez przestoju, a mieszkańcom umożliwić załatwienie najpilniejszych spraw przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa. I udało się. Tymczasem stan zagrożenia epidemicznego wprowadzony w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 został odwołany rozporządzeniem ministra zdrowia z dniem 1 lipca.
Dobre rozwiązania, które pozwalają lepiej zarządzać czasem mieszkańców i obsługujących ich pracowników urzędu, zostaną z nami na dłużej. Strzałem w dziesiątkę okazało się przede wszystkim wdrożenie systemu rezerwacji wizyt. Wprowadzono je, aby zapobiec gromadzeniu się interesantów i do minimum ograniczyć kontakt osobisty między ludźmi w sytuacji pandemii. Wdrożenie prostego i intuicyjnego systemu rezerwacji wizyt na dłuższą metę usunęło problem kolejek, które kojarzą się z minioną epoką i, nie ma co ukrywać, są stratą czasu. Umówienie na konkretny termin i dogodną dla nas godzinę jest wygodne i praktyczne. Potwierdzają to sami użytkownicy. Od momentu uruchomienia w 2020 roku systemu elektronicznej rezerwacji pod adresem rezerwacje.um.gdynia.pl umówiono 253 004 wizyty. Tylko w 2023 roku umówiono 43 384 wizyty (stan na 3.07.2023 r.).
Mieszkańcy dobrze oceniają ten sposób załatwienia sprawy. Cały czas rozwijane są też usługi, które czynią urząd przyjaznym i otwartym. Tłumacz języka migowego online, specjalny numer telefonu, pod który można wysyłać SMS-y, lista urzędowych spraw do załatwienia oraz instrukcja obsługi systemu rezerwacji wizyt w języku migowym to udogodnienia dla osób niesłyszących obecne w naszej instytucji.
Przykładem usprawnienia zaproponowanego przez mieszkańców było np. potwierdzenie wizyty w urzędzie nie tylko e-mailem, ale i sms-em. Kolejnym było dodanie opisu sprawy przy każdej z usług, tak by użytkownik mógł od razu zapoznać się z wymaganymi dokumentami bez szukania tych informacji w BIP, przetłumaczono system na język ukraiński, rosyjski oraz angielski.
Jednym z takich rozwiązań jest też wrzutnia, gdzie wnioski lub brakujące dokumenty można złożyć w dogodnym dla nas momencie, również w weekendy, bez konieczności wysyłania pocztą lub przynoszenia do kancelarii w godzinach pracy urzędu. Aktualnie działają dwie wrzutnie. Jedna znajduje się na zapleczu głównej siedziby przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54, druga przy ul. 10 Lutego 24. Mieszkaniec, który chce otrzymać potwierdzenie wpływu dokumentów składanych przez wrzutnie, dostanie je na podany adres mailowy po ich zarejestrowaniu.
System płatności online jest kolejnym krokiem upraszczającym załatwianie spraw w urzędzie. Po dokonaniu rezerwacji wizyty można dokonać od razu opłaty w danej sprawie np. za wydanie prawa jazdy, odpis aktu stanu cywilnego. Przeprowadzona przez mieszkańców liczba transakcji w roku 2022 r. to 910.
Od sierpnia bank likwiduje placówkę bankową mieszczącą się dotąd w głównej siedzibie urzędu. Wszystkie opłaty będą możliwe w opłatomatach (pracownicy będą pomagać w obsłudze) oraz w kasach urzędu w Sali Obsługi Mieszkańca (wejście od strony al. Marsz. Piłsudskiego).
Jak załatwić sprawę w urzędzie miasta? Gdzie można składać pisma i w jaki sposób umówić się na wizytę? Przypominamy zasady obowiązujące w Urzędzie Miasta Gdyni.
Siedzibie główna przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 i na ul. 10 Lutego pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00, a soboty są dniami wolnymi od pracy. Sala Obsługi Mieszkańców pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-16.00. Centrum Obsługi Mieszkańca w Centrum „Riviera” pracuje od poniedziałku do soboty w godz. 10.00-18.00. Urząd Stanu Cywilnego pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 oraz w soboty i święta w godz. 10.00-18.00 – tylko w zakresie obsługi wcześniej zaplanowanych ceremonii zaślubin w siedzibie i poza Urzędem Stanu Cywilnego.
Gdyńskie Centrum Kontaktu pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 7.00-16.00. Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów pracuje w poniedziałki oraz od środy do piątku w godz. 8.00-16.00, a we wtorki w godz. 8.00-18.00.
Samodzielny Referat ds. Organizacji Pozarządowych, w lokalu przy ul. 3 Maja 27/31 w Gdyni (punkt nieodpłatnej pomocy prawnej) – pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.15. Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 7.30-15.30.
Gdyńskie Centrum Wspierania Przedsiębiorczości (ul. 10 lutego 24) obsługuje interesantów od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00 bez konieczności umawiania wizyt. Można się tu także spotkać ze specjalistami, takimi jak prawnicy czy doradcy podatkowi, zgodnie z harmonogramem zamieszczonym na stronie internetowej https://www.gdyniaprzedsiebiorcza.pl. Ponadto strona wyposażona jest we wtyczkę tłumacza, dzięki czemu mogą z niej korzystać również obcokrajowcy.
W sprawach urzędowych interesanci przyjmowani są przez urzędników prowadzących sprawy na parterze urzędu, w wyznaczonych miejscach, po uprzednim umówieniu się (np. drogą elektroniczną, telefoniczną, listownie, itp.).
W wybranych sprawach mieszkańcy mogą zarezerować wizytę poprzez:
1) stronę rezerwacje.um.gdynia.pl;
2) urzędową infolinię 58 626 26 26;
3) aplikację gdynia.pl;
4) Konto Mieszkańca.
Druki wniosków są dostępne do pobrania w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przy wejściach do siedzib urzędu miasta przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 i ul. 10 Lutego 24.
Wizyty umawiane są z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Terminy na kolejny tydzień udostępniane są w każdy piątek od godz. 7.00.
W Urzędzie przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 i w Centrum „Riviera” funkcjonują punkty informacyjne Gdyńskiego Centrum Kontaktu oraz punkty Karty Mieszkańca w Gdyńskim Centrum Wspierania Przedsiębiorczości i w Centrum „Riviera”. W siedzibie Urzędu przy al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 oraz na ul. 10 Lutego 24 działają kancelarie podawcze, czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-16.00, oraz zlokalizowane są całodobowe wrzutnie na dokumenty.
Więcej szczegółów znajduje się w Biuletynie Informacji Publicznej.
Rozwiązania wypracowane w sytuacji pandemii utrzymuje również gdyński Zarząd Dróg i Zieleni. Zachęca do kontaktu mailowego, telefonicznego lub za pośrednictwem formularza kontaktowego czy Asystenta Mieszkańca.
Interesanci, którzy chcą osobiście załatwić sprawy związane ze Strefą Płatnego Parkowania (w siedzibie ZDiZ przy ul. T. Wendy 15), są obsługiwani bez konieczności wcześniejszego umówienia się. Biuro Obsługi Klienta Strefy Płatnego Parkowania funkcjonuje w poniedziałki w godz. 9.00-17.30 oraz od wtorku do piątku w godz. 7.30-15.00.
Sprawy prowadzone przez Referat Zajęć Pasa Drogowego oraz sprawy związane z utrzymaniem czystości w Dziale Letniego i Zimowego Utrzymania Dróg załatwić można osobiście w siedzibie ZDiZ przy ul. 10 Lutego 33 (Dom Rzemiosła). Interesanci są obsługiwani bez konieczności wcześniejszego umówienia wizyty, jednak w celu usprawnienia obsługi dobrze skontaktaktować się telefonicznie lub mailowo.
Mieszkańcy, którzy chcą osobiście załatwić pozostałe sprawy w siedzibie ZDiZ przy ul. 10 Lutego 24, powinni umówić wizytę.
Szczegóły znajdują się na stronie internetowej Zarządu Dróg i Zieleni w Gdyni.
Karolina Szypelt
fot. Paweł Kukla
