W Gdyni zakończyły się audyty zewnętrze trzech miejskich jednostek: Laboratorium Innowacji Społecznych, Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych oraz Gdyńskiego Centrum Sportu. Kontrole trwały od sierpnia i zostały zlecone przez prezydent Aleksandrę Kosiorek firmie Eurolinks. Dotyczyły działalności jednostek budżetowych w latach 2021-2023.
Najpoważniejsze zastrzeżenia audytorów dotyczyły Zarządu Budynków i Lokali Komunalnych. Stwierdzone nieprawidłowości poskutkowały odwołaniem dotychczasowej dyrektor. Do czasu ogłoszenia i rozstrzygnięcia konkursu na to stanowisko, pełnienie obowiązków dyrektora powierzono p. Marioli Jaks. Dodatkowo w jednostce zlecono audyt wewnętrzny, którego wynik potwierdził nieprawidłowości.
ZBiLK
W latach objętych audytem w Zarządzie Budynków i Lokali Komunalnych stwierdzono zjawiska wpływające na kondycję finansową i zarządzanie. Należą do nich m.in. sięgający 47,5 mln zł poziom przeterminowanych należności, zawieranie umów o dzieło oraz zlecenia z członkami rodziny dyrekcji, a także brak kontroli czy audytu wewnętrznego od 1.01.2021 do 31.12.2023 r.
Jest to działanie nieakceptowalne w samorządzie, dla nas jest to nie do przyjęcia, aby taka sytuacja mogła mieć miejsce – mówi Łukasz Kobus, sekretarz Miasta i dyrektor Urzędu Miasta Gdyni. – Dział prawny będzie teraz analizował czy te nieprawidłowości stanowią naruszenie dyscypliny finansów publicznych lub też stanowią jakieś elementy przestępcze i trzeba będzie również zgłosić do organów ścigania.
Ponadto audytorzy wskazali wysoki odsetek pustostanów, niewyznaczenie do 1.01.2024 r. osoby na szczeblu kierowniczym odpowiedzialnej za kierowanie procesem przetargowym i nadzorowanie pracowników stosujących procedurę, jak też znaczący wzrost nagród przyznanych wybranych członkom kierownictwa i specjalistom.
W ocenie audytora istotność stopnia niezgodności w obszarze trybu zawierania umów jest wysoka. Rekomendowano kontrolę w obszarze polityki premii i nagród, analizę możliwości windykacji należności oraz weryfikację zasad korzystania z samochodów służbowych.
LIS
Laboratorium Innowacji Społecznych jest jednostką, w której nie stwierdzono nadużyć w obszarach związanych z wydatkowaniem środków tj.: zamówieniami, premiami oraz nagrodami, wyjazdami służbowymi, szkoleniami, umowami o dzieło oraz zlecenie, jak również w obszarze wykorzystywania samochodów służbowych.
Kontrolujący podkreślili, że działalność projektowa wpływa na zmiany w strukturze organizacyjnej. Tworzone oraz likwidowane są działy, adekwatnie do potrzeb. W ciągu analizowanych lat stan zatrudnienia zmniejszył się o blisko 43%, co odpowiada 38 osobom.
W LIS nie występują istotne ryzyka tj. identyfikacji obszarów, w których występują potencjalne nieprawidłowości związane m.in. z korupcją, konfliktami interesów czy niewłaściwym zarządzaniem. Usprawnień wymagają procesy przetargowe, jak rekomendowana zmiana procedur w zakresie „mikro” zakupów, tj. do około 1000 euro oraz zamówień kierowanych do osób stale współpracujących z LIS, lepsze szkolenie personelu, wdrożenie systemów kontroli wewnętrznej czy automatyzacja pewnych procesów.
W badanym okresie w LIS nie przeprowadzano żadnych kontroli lub audytów wewnętrznych. Kierujący jednostką nie dokonywali udokumentowanej walidacji procedury ponad wynikającą ze zmiany ustawy PZP. Nie zaobserwowano żadnych zapisów w zakresie szkoleń lub podnoszenia świadomości pracowników odnoszących się do postępowań o zamówienia publiczne, za wyjątkiem szkolenia w zakresie Umów w Zamówieniach Publicznych z 2021 r.
GCS
W Gdyńskim Centrum Sportu nie zaobserwowano nadużyć w obszarach związanych z wydatkowaniem środków, jak też wykorzystywaniem samochodów służbowych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zlecania umów pracowników lub ich rodzinom ani ryzyk związanych m.in. z korupcją, konfliktami interesów czy niewłaściwym zarządzaniem finansami publicznymi.
Audytorzy zarekomendowali przegląd procedur i usprawnienie procesów przetargowych. W badanym okresie nie przeprowadzono w jednostce kontroli czy audytu wewnętrznego w zakresie analizy trybu zawierania umów, a kierownictwo nie dokonywało udokumentowanej walidacji procedury ponad wynikającą ze zmiany ustawy PZP.
Zdaniem kontrolujących, ocena działalności GCS w latach 2021-2023 pokazuje, że jednostka konsekwentnie koncentrowała się rozwoju infrastruktury sportowej czy organizacji wydarzeń sportowych i rekreacyjnych.
Dokumenty dostępne są w BIP.
Marcin Idczak
UM Gdynia
