Gdynia nigdy nie bała się sięgać po nowatorskie rozwiązania skierowane do różnych grup odbiorców. Poza tym zawsze chętnie włącza w ich wdrażanie mieszkańców. Tym bardziej cieszy fakt, że w drugiej edycji konkursu „Innowacyjny Samorząd” nasze miasto nie tylko zdobyło nagrodę za projekt „Konto Mieszkańca – centrum gdyńskich e-usług”, ale również cztery inne wyróżnienia. W ten sposób doceniono: asystenta głosowego – voicebota, gdyńskie inkubatory miejskich rozwiązań, system bezpłatnego rezerwowania boisk w całym mieście oraz telefon wsparcia prowadzony przez Centrum Aktywności Seniora.
Gdyńskie inkubatory miejskich rozwiązań i telefon wsparcia CAS
Wyróżnienie w konkursie „Innowacyjny Samorząd” otrzymały między innymi koordynowane przez Laboratorium Innowacji Społecznych gdyńskie inkubatory miejskich rozwiązań: Fundusz Sąsiedzki „Gdynia OdNowa” oraz „Pomysł na Miasto, rozwijany w ramach UrbanLab Gdynia. To projekty umożliwiające mieszkańcom działania na rzecz zarówno lokalnej społeczności, jak i całego miasta.
– Jestem dumny, że wprowadzanie nowych pomysłów na rzecz polepszenia jakości życia mieszkanek i mieszkańców Gdyni zostało docenione w tak prestiżowym konkursie, jakim jest „Innowacyjny Samorząd”. Nasze miasto nie boi się sięgać po nowatorskie idee, skierowane do różnych grup odbiorców, a także chętnie włącza w ich wdrażanie samych mieszkańców – mówi Michał Guć, wiceprezydent Gdyni ds. innowacji.
Zarówno Fundusz Sąsiedzki, jak i „Pomysł na Miasto” to projekty szczególne, bo dopasowane zarówno do grupy odbiorców, jak i efektów oraz rezultatów, jakie można dzięki nim uzyskać.
Z Funduszu Sąsiedzkiego „Gdynia OdNowa” korzystają mieszkańcy obszarów rewitalizacji. Zgłaszają oni pomysły na wspólne sąsiedzkie działania, a realizacja tych przedsięwzięć może zostać dofinansowana kwotą do dwóch tysięcy złotych. Dzięki takiej aktywności pogłębiają się relacje między mieszkańcami danego podobszaru rewitalizacji.
Z kolei prowadzony przez UrbanLab „Pomysł na Miasto” zbiera pomysły i idee mieszkańców, a następnie wspiera pilotaż i wdrażanie niektórych z nich. Oba działania mają więc realny wpływ na życie mieszkańców i funkcjonowanie całego miasta.
Dzięki „Pomysłowi na Miasto” mieszkańcy już na etapie składania projektów poszerzają swoje miejskie kompetencje obywatelskie. Z kolei Fundusz Sąsiedzki to namacalny dowód na to, że każdy może wziąć sprawy w swoje ręce.
To jednak nie wszystkie wyróżnienia, jakie trafiły do gdyńskiego samorządu. Jury konkursu doceniło także telefon wsparcia prowadzony przez Centrum Aktywności Seniora.
– To wyróżnienie pokazuje, że kapituła konkursu dostrzegła nie tylko nasze nowatorskie podejście, ale również to, że liczymy się z potrzebami wszystkich mieszkańców i chcemy wpierać ich w najlepszy dla nich sposób – dodaje wiceprezydent Guć.
Pracownicy CAS-u kontaktują się z seniorami codziennie. Każdego dnia wykonują od 50 do ponad 100 telefonów, a w szczególnych wypadkach pomagają mieszkańcom również stacjonarnie. Do tej pory wykonano już blisko 17 tysięcy połączeń telefonicznych, a warto podkreślić, że to nie jedyna forma kontaktu z seniorami. Oprócz telefonów pracownicy wysłali do nich 41 497 maili i 32 648 SMS-ów oraz wiadomości na portalach społecznościowych.
Nie zabrakło również bezpośredniej pomocy w różnych życiowych sprawach. W taki sposób pracownicy interweniowali blisko 400 razy. Podczas kontaktu z mieszkańcami Gdyni pytają o ich samopoczucie i potrzeby. Przede wszystkim dają okazję do rozmowy – o zwykłej codzienności, z jej radościami i bolączkami.
– Staramy się wspierać naszych seniorów w każdy możliwy sposób. Zarówno to wyróżnienie, jak i słowa aprobaty od naszych podopiecznych są dla nas motywatorem do dalszych starań – mówi Bożena Zglińska, dyrektorka Centrum Aktywności Seniora w Gdyni.
Zaangażowanie pracowników Centrum Aktywności Seniora w pomoc seniorom zostało docenione nie tylko w konkursie „Innowacyjny Samorząd”. Gdynia zwyciężyła również w konkursie organizowanym w ramach Kongresu Współpracy Transgranicznej LUBLIN 2020. Wyróżnienie w kategorii pomoc społeczna otrzymał tam projekt „Dzień dobry, dzwonię z CAS…”.
System bezpłatnego rezerwowania boisk
A co zrobić, żeby w czasie pandemii skorzystać np. z boiska? Z takimi pytaniami borykali się zarówno gdynianie, jak i tutejsze kluby. Dlatego Wydział Edukacji Urzędu Miasta Gdyni wyszedł im naprzeciw i stworzył specjalny system rezerwacji obiektów sportowych. To prosty w obsłudze mechanizm, dzięki któremu każdy ma szansę skorzystać z konkretnych obiektów sportowych.
Jak zrobić rezerwację?
Wystarczy wejść na stronę gdyńskiej edukacji, wybrać rodzaj boiska, sprawdzić dostępność w kalendarzu i zaznaczyć termin oraz godzinę. Potem należy zaakceptować regulamin, przepisy o ochronie danych osobowych i wysłać zgłoszenie. Formularze weryfikuje Wydział Edukacji. Następnie zainteresowani otrzymują dwie wiadomości mailowe: jedną z potwierdzeniem dokonania rezerwacji, a drugą z akceptacją lub odrzuceniem prośby.
Od momentu uruchomienia tego systemu zrobiono już 40 tys. rezerwacji.
System rezerwacji boisk to odpowiedź na indywidualne potrzeby mieszkańców. Osoby, które chcą zarezerwować boisko do celów szkoleniowych, systematycznego treningu lub dla grup sportowych, muszą skontaktować się bezpośrednio z administratorem danego obiektu.
Asystent głosowy – voicebot
Asystent głosowy pomaga mieszkańcom umawiać wizyty w Urzędzie Miasta, odciążając w tym zakresie pracowników infolinii, co wpływa na skrócenie czasu oczekiwania na połączenie z konsultantami w innych ważnych dla gdynian sprawach. To szczególnie ważne w ostatnich miesiącach, gdy kontakt pomiędzy mieszkańcami a urzędnikami musiał zostać mocno ograniczony w związku z wprowadzeniem stanu epidemii.
Dzięki nowej, automatycznej usłudze mieszkańcy, którzy nie korzystają z komputerów lub urządzeń mobilnych, mogą w domowym zaciszu i bez oczekiwania w kolejce na połączenie zarezerwować wizytę w sprawach dotyczących m.in. prawa jazdy, meldunku, numeru PESEL, rejestracji pojazdów lub innej sprawy urzędowej.
– Nowe rozwiązania to odpowiedź na potrzeby mieszkańców, które dynamicznie zmieniają się także w sytuacji ograniczeń związanych z epidemią. Nowe technologie teleinformatyczne skracają dystans pomiędzy gdynianami a Urzędem Miasta i są nieocenionym wsparciem w codziennych sprawach – informuje Bartosz Bartoszewicz, wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia.
Asystent głosowy posługuje się naturalnym językiem, a dialogi z nim łudząco przypominają rozmowę z drugim człowiekiem. Obszerna, wbudowana baza wiedzy pozwala na bardzo skuteczną obsługę klientów w zakresie rejestracji wizyt.
Kiedy dzwoni mieszkaniec, asystent głosowy ustala, jaką sprawę chce on załatwić. Następnie te dane są przetwarzane i przyporządkowywane do miejsca, w którym klient zostanie obsłużony po przyjściu do magistratu. Voicebot proponuje termin i datę wizyty w urzędzie, a potem zapisuje na nią interesanta. W sytuacji, gdy termin nie będzie odpowiadał mieszkańcowi, asystent głosowy zaproponuje kolejny. Na koniec rozmowy voicebot potwierdza rezerwację wizyty. Asystent podaje termin oraz numer pokoju w urzędzie, gdzie można załatwić daną sprawę.
W przypadku odwołania wizyty lub innych trudności, np. z rozpoznaniem przez asystenta nazwiska mieszkańca, voicebot automatycznie łączy rozmowę z konsultantem.
Magdalena Śliżewska
UM Gdynia
